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"Haciendo que funcione"

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El Museo de Arte Weisman (centro) en la orilla este del campus de Twin Cities de la U of M; U of M's Bruininks Hall (estructura circular) está a la derecha. Ambas estructuras originalmente tenían dos ascensores cada una, pero una adición agregó otros dos a Weisman; foto de Patrick O'Leary.

Los gerentes de sistemas universitarios en todo EE. UU. Están de acuerdo: los equipos envejecidos (y, a menudo, una gran cantidad), las tasas más altas de vandalismo y el uso intensivo significan que cuidar adecuadamente sus sistemas de ascensores es fundamental para garantizar un viaje rápido y eficiente y, sobre todo, , seguridad de los pasajeros. Sin embargo, esto puede ser un desafío en una era de presupuestos reducidos y tecnología en constante cambio. En este sentido, la cuestión del mantenimiento interno frente al contrato por contrato para los sistemas de ascensores del campus "siempre ha sido y siempre será" un problema, dice Terri Flint, directora del programa de ascensores de la Universidad de Michigan (UM) y presidenta de la organización sin fines de lucro Elevator. U. Algunas universidades utilizan contratistas externos casi exclusivamente para el mantenimiento y la nueva instalación, mientras que otras adoptan un enfoque híbrido, dividiendo el trabajo entre un equipo interno y contratistas externos. Algunos tienen equipos internos que han estado funcionando durante años.

En la UM se usa un sistema híbrido, y Flint dice que cree que esta puede ser una solución viable para mantener la gran cantidad de ascensores del campus funcionando como una máquina bien engrasada. En la UM, aproximadamente 130 ascensores en los grandes edificios del sistema, como hospitales, instalaciones deportivas y sindicatos de estudiantes, son manejados por un contratista externo. En el caso de UM, se trata de un gran OEM. Los 11 mecánicos internos de la UM se encargan del resto, aproximadamente 470 unidades. Esto permite que la universidad "controle las devoluciones de llamadas, el mantenimiento y el tiempo de inactividad", dice Flint.

La Universidad Estatal de Illinois (ISU) en Normal, Illinois, por otro lado, contrata el mantenimiento y las inspecciones en todos sus 83 ascensores en 53 ubicaciones, según el superintendente adjunto de mantenimiento de edificios Steve Pydynowski. Dice que este ha sido el caso desde que se incorporó al personal hace 23 años.

Unos años antes de su llegada a ISU, se formó un grupo de trabajo para considerar la posibilidad de formar un equipo interno para manejar el mantenimiento de rutina, pero nunca salió nada de eso. Desde entonces, la universidad ha seguido las pautas estatales que requieren que los contratos de varios años se firmen a través del proceso de solicitud de propuestas (RFP). Un gran OEM surgió con éxito después de la RFP más reciente.

En el otro extremo del espectro de ISU se encuentra la Universidad de Virginia (UVA), donde un equipo interno se ha ocupado de un sistema de transporte vertical de 340 unidades durante al menos 40 años, según el supervisor senior de mantenimiento de ascensores. Eddie Morris. El equipo cuenta actualmente con 14 empleados, incluido Morris, y constantemente va “más allá” en términos de lo que se debe hacer. “Si subcontratamos el trabajo, es probable que no ofrezcan [lo que cobra el equipo] para entrar por la puerta”, afirma Morris, “pero, eventualmente, faltaría el mantenimiento, porque las grandes empresas no parecen centrarse en la atención al detalle más ".

Aunque el sistema interno funciona bien para los rayos UVA, existen desafíos, observa Morris. Entre ellos se encuentran los fondos insuficientes para reemplazar o reparar equipos viejos, particularmente en los edificios médicos de UVA (que se financian a través de una fuente diferente a la del campus propiamente dicho) y encontrar empleados talentosos dispuestos a trabajar por un salario inferior al del sindicato.

Cualquiera que sea el sistema que utilice una escuela, la cuestión del dinero siempre está presente. La falta de dinero para el mantenimiento diferido, dice Pydynowski, ha sido una lucha constante en ISU y otras instituciones de Illinois durante varios años. "Todos estamos luchando, algunas universidades más que otras", dice, y continúa:

“Básicamente, el estado de Illinois está en una crisis financiera y tiene peces más grandes para freír. En este punto, el estado no ha tenido un presupuesto durante casi dos años, por lo que el dinero que debería provenir del estado no ha estado allí. Desde que participé en Elevator U, lo que parece ser un estribillo común es que las personas de las instalaciones tienen un buen sistema que funciona en su campus o encuentran la manera de hacerlo funcionar para ellos ".

Flint observa que el trabajo de ascensores universitarios en toda la industria nunca ha sido estrictamente interno o estrictamente por contrato. La forma en que se proporcionan los fondos y cómo y cuándo se realiza el trabajo pueden afectar las decisiones, dice, y describe los equipos patentados frente a los no patentados como un "tema candente". El equipo patentado a menudo tiene un costo inicial más bajo, lo que lo hace atractivo para las escuelas que luchan con presupuestos limitados. Sin embargo, dice, esto puede terminar siendo una pérdida de dinero a largo plazo:

“El problema surge cuando se necesitan herramientas especiales o software de diagnóstico y no se suministran a los mecánicos internos. Eso obliga a un contrato de mantenimiento sin la opción de una oferta competitiva. El costo del ciclo de vida puede aumentar rápidamente si solo un contratista puede mantener y reparar el equipo. Debido a que la construcción (costo inmediato) y el mantenimiento (costo a largo plazo) generalmente tienen fuentes de financiamiento separadas, la lucha rara vez se resuelve a favor del mantenimiento. El costo a largo plazo no se ve lo suficientemente rápido como para afectar los documentos de construcción y permitir que ambas partes encuentren un compromiso con el que puedan lidiar ”.

A veces, se estudian presupuestos y se toman decisiones difíciles. En las ciudades gemelas de la Universidad de Minnesota (U of M), hay 415 unidades en las instalaciones de Minneapolis y St. Paul, con equipos que datan de la década de 1950 hasta la actualidad. La última gran modernización incluyó aproximadamente 40 unidades y se completó en 2013, con diversas modernizaciones ocurridas desde entonces en medio de una reducción de los fondos estatales.

Fue ese clima de financiamiento decreciente lo que impulsó la decisión de la U of M de cambiar los modelos de entrega y pasar de un sistema híbrido a un sistema estrictamente subcontratado, explica Dan Anderson, gerente del Programa de Elevadores de la U of M. Todo el trabajo de los ascensores comenzó a ser manejado por una importante empresa nacional a partir del 1 de enero de 2013. “Nuestros clientes en todo el campus tuvieron que adaptarse a un nuevo enfoque de gestión”, dice Anderson. “Había que volver a cultivar las relaciones de trabajo entre los mecánicos de ascensores y los clientes. Algunos de nuestros socios en todo el campus trabajaron a través de una 'pérdida de autonomía' mientras construíamos nuevas relaciones con el nuevo modelo de entrega ".

Aunque esta no fue la transición más fácil que tuvo que hacer la universidad, practicar negocios inteligentes es su máxima prioridad, dice Anderson. “El modelo actual reunió todas las diversas prácticas de prestación de servicios y ofreció una economía de escala para los costos de mantenimiento preventivo, devoluciones de llamadas facturables, reparaciones y mejoras o adaptaciones electivas”, afirma Anderson. Se hace eco de Pydynowski al decir que uno de los beneficios de tener el trabajo a cargo de una gran empresa es que la universidad puede estar segura de que todas las i están punteadas y las t están cruzadas cuando se trata de la evolución de los códigos y regulaciones estatales. Las empresas más grandes a menudo tienen equipos de personas que son los únicos responsables de obtener todos los registros estatales adecuados y mantener actualizada la capacitación.

Durante los últimos 20 años, U of M ha requerido que todos los equipos nuevos o modernizados tengan componentes patentados limitados. Actualmente, aproximadamente el 15-20% de las unidades de U of M fueron fabricadas por fabricantes de equipos originales (OEM), y todas las mantiene el proveedor actual. Históricamente, las modernizaciones y las nuevas construcciones las realizan independientes locales y, en ocasiones, los fabricantes de equipos originales.

Anderson describe el contrato actual de U of M (obtenido a través de una oferta competitiva) como justo. Él elabora:

“Un gran aspecto positivo del modelo actual de prestación de servicios de transporte vertical es la contabilidad de costos consolidada y los costos de mantenimiento preventivo predecibles a lo largo del tiempo. El contrato inicial de servicio completo con el proveedor actual era por 30 meses. El contrato permitió tres extensiones de un año, las cuales fueron negociadas entre la universidad y el proveedor para que ocurrieran como tal a partir del 1 de julio de 2015. En resumen, teníamos un costo fijo de mantenimiento preventivo por 30 meses y ahora, a través de un aumento de costo, tenemos un costo fijo de mantenimiento preventivo hasta el 30 de junio de 2018. Nuestras devoluciones de llamada, reparaciones electivas y mejoras también están sujetas a tarifas contractuales fijas y márgenes de materiales durante la duración del contrato ”.

Anderson dice que sea cual sea el modelo que utilice una universidad, la comunicación es clave para "hacer que funcione". En la U of M, un grupo central de profesionales de instalaciones y ascensores se ha reunido casi todas las semanas sin falta desde que se firmó el contrato por primera vez a finales de 2012. “Seguimos teniendo éxito a través de la información de los mecánicos de ascensores en el campo, los comentarios de nuestros socios en todo el campus y cooperación entre nuestro proveedor actual y el equipo de gestión del Programa de ascensores ”, afirma.

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Editor asociado de Elevator World

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